Työajanseuranta ja työajanhallinta ERP-järjestelmässä

Työajanseuranta on monessa yrityksessä pakollinen mutta usein raskas prosessi. Tunteja kirjataan jälkikäteen, tiedot ovat hajallaan ja laskutus perustuu arvioihin.

EASY-PRO® ERP tarjoaa modernin ratkaisun työajanseurantaan ja työajanhallintaan. Tunnit voidaan kirjata manuaalisesti, työmääräysten kautta, QR-koodeilla, kalenterin kautta tai kello-toiminnolla – ja kaikki tiedot siirtyvät automaattisesti raportointiin ja laskutukseen.

Mitä työajanseuranta ja työajanhallinta tarkoittavat?

Työajanseuranta tarkoittaa työntekijöiden tekemän työn kirjaamista. Työajanhallinta puolestaan kattaa koko prosessin kirjaamisesta raportointiin ja laskutukseen.

EASY-PRO® ERP-järjestelmässä kirjaaminen on helppoa ja reaaliaikaista:

• työaika tallennetaan suoraan järjestelmään
• tunnit kohdistetaan projekteille tai asiakkaille, mikä tukee projektien seurantaa
• tiedot ovat heti käytettävissä raportointiin

Työajanseuranta helposti – useita kirjaustapoja

EASY-PRO® ERP tarjoaa useita tapoja työajan kirjaamiseen eri tilanteisiin:

• manuaalinen kirjaus päivän aikana
• kirjaus suoraan työmääräyksistä
• QR-koodiin perustuva kirjaus työmaalla
• kalenteriin perustuva työpäivän suunnittelu ja kirjaus
• kello-toiminto reaaliaikaiseen seurantaan

Kello-toiminnon avulla työaika voidaan aloittaa ja lopettaa yhdellä valinnalla. Valittu projekti, työtyyppi ja laskutettavuus kohdistuvat automaattisesti oikein.

Työmääräyksiin perustuva kirjaus nopeuttaa arkea, koska työ voidaan käynnistää yhdellä valinnalla ja tunnit kohdistuvat automaattisesti oikeaan kohteeseen.

Kalenteriin perustuva kirjaaminen mahdollistaa työpäivän suunnittelun etukäteen. Päivän tehtävät, palaverit ja työt voidaan lisätä kalenteriin, jolloin ne siirtyvät automaattisesti työajanseurantaan. Tarvittaessa kirjauksia voidaan muokata myös jälkikäteen.

Miksi työajanseuranta on tärkeää yritykselle?

Tehokas työajanseuranta vaikuttaa suoraan yrityksen kannattavuuteen.

Ilman toimivaa työajanhallintaa:

• työaikaa jää kirjaamatta
• laskutus jää vajaaksi
• projektien kannattavuus heikkenee
• raportointi ei ole luotettavaa

Ajantasainen kirjaus varmistaa, että kaikki tehty työ tulee laskutettua oikein.

Miten työajanseuranta toimii käytännössä?

EASY-PRO® ERP:n työajanhallinta toimii selkeänä ja kevyenä prosessina:

1. työaika kirjataan manuaalisesti, kalenterin kautta, kello-toiminnolla, työmääräykseltä tai QR-koodin avulla
2. tunnit kohdistuvat automaattisesti oikeaan projektiin tai tehtävään
3. kirjaukset voidaan hyväksyä tarvittaessa
4. tiedot siirtyvät suoraan laskutukseen ja raportointiin

Prosessi on suunniteltu niin, että tunteja ei tarvitse kirjata erikseen jälkikäteen.

Työajanseuranta vähentää manuaalista työtä

Kun työajanseuranta on osa samaa ERP-järjestelmää kuin muu toiminta:

• tietoa ei tarvitse siirtää järjestelmästä toiseen
• virheiden määrä vähenee
• hallinnollinen työ kevenee

Lisäksi:

• työmääräykset automatisoivat tuntien kohdistuksen
• QR-koodit nopeuttavat kirjaamista kentällä
• kello-toiminto vähentää jälkikäteen tehtävää kirjaamista
• kalenteri mahdollistaa työpäivän suunnittelun ja automaattisen kirjaamisen

Tämä vapauttaa aikaa varsinaiseen työhön.

Työajanseuranta kenttätyössä ja mobiilissa

EASY-PRO® ERP on suunniteltu myös liikkuvaan työhön:

• mobiili työajanseuranta
• QR-koodit työmailla
• työmääräykset ohjaavat työn tekemistä
• kello-toiminto mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan

Kirjaus tapahtuu työn aikana – ei jälkikäteen.

Työajanhallinta osana ERP-järjestelmää

EASY-PRO® ERP yhdistää työajanseurannan muihin toimintoihin:

• projektinhallinta
• laskutus
• raportointi

Kun työajanseuranta on osa ERP-järjestelmää:

• laskutus perustuu toteutuneeseen työaikaan
• raportointi on ajantasaista ja luotettavaa

Työajanseuranta tukee myös projektinhallintaa tarjoamalla ajantasaisen näkymän projektien etenemiseen ja toteutuneeseen työaikaan.

Tutustu projektinhallintaan: www.easy-pro.fi/ominaisuudet/projektinhallinta/

Kenelle työajanseuranta sopii?

Ratkaisu sopii yrityksille, joissa:

• työaikaa kirjataan päivittäin
• työ tehdään asiakkaille
• laskutus perustuu työtunteihin
• tarvitaan selkeä ja helppokäyttöinen työajanhallinta

Toimialoja:

• rakennusala
• huolto ja asennus
• asiantuntijapalvelut

Ratkaisu toimii useilla eri toimialoilla.

Katso kaikki toimialat: www.easy-pro.fi/toimialat/

Tehokas työajanseuranta – yhteenveto

EASY-PRO® ERP tekee työajan hallinnasta helppoa, tarkkaa ja tehokasta.

Se auttaa:

• varmistamaan oikean laskutuksen
• vähentämään manuaalista työtä
• parantamaan tiedon luotettavuutta

Työajanseuranta ei ole enää erillinen tehtävä – se on osa päivittäistä työn tekemistä.

Pyydä esittely

Haluatko nähdä, miten EASY-PRO® ERP toimii käytännössä?

Tutustu ratkaisuun ja pyydä esittely – näytämme, miten se tehostaa yrityksesi arkea.